Declareren en crediteren

Er zijn meerdere manieren om uw gegevens te krijgen. Dit kan direct via 'Online declareren' of via het aanmaken van een declaratiebestand dat via de website van Vecozo verstuurd kan worden. Vooraf kunt u bij de verzekeraar aangeven welke methode u gebruikt. Ga naar [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de betreffende verzekeraar. Bij 'Declaratie methode' kiest u dan voor “Bestand” of “Online”.
Kiest u voor “Bestand” komt onder dit veld twee extra velden: 'bestandsnaam' en 'declaratie dir'. Bij 'bestandsnaam' kunt u eventueel een vaste bestandsnaam opgeven voor het declaratiebestand. Bij 'declaratie dir' kunt u een vaste locatie opgeven waar het  declaratiebestand wordt opgeslagen. Vult u hier op beide plekken niets in dan wordt de bestandsnaam automatisch het declaratienummer en de locatie wordt gehaald uit [Systeem], [Configuratie], [Programma-instellingen] 'Declaratie naar'. Bij het opbouwen van de verzamelstaat ([Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat]) wordt nu het declaratiebestand in de juiste map opgeslagen en kunt u deze via de website van Vecozo versturen.
Kiest u voor “Online” dan komt er achter dit veld een extra veld: 'Decl. Online dienst'. Hier kiest u met het pijltje erachter voor een keuzelijst en zoekt dan naar Vecozo. Bij het opbouwen van de verzamelstaat ([Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat])  wordt het venster Online Declareren geopend met daarin de declaraties die klaar staan voor verzending. Met de knop kunt u de declaraties verzenden naar Vecozo met het G2 systeemcertificaat. U kunt altijd later nog naar dit scherm gaan via [Financieel], [Declaraties], [Online declareren].
Zie ook de procedure online declareren vecozo

In de verwijzing van een patiënt kunt u aangeven hoeveel behandelingen naar de verzekeraar worden gestuurd en vanaf wanneer de patiënt zelf gaat betalen. U opent de verwijzing en op tabblad '1. Algemeen' staat 'Soort betaler' “Verzekeraar”. In het veld hierachter 'Max. aantal vergoed' vult u het aantal behandelingen in dat een patiënt vergoed krijgt.

Zie de procedure retourinfo verwerken.

Zie de procedure crediteren.

In de verwijzing van een patiënt kunt u aangeven naar wie er gedeclareerd moet worden. U opent de verwijzing en op tabblad '1. Algemeen' staat 'Soort betaler'. Hie rkunt u kiezen voor “Verzekeraar”, “Patiënt” of “Instelling”. Bij “Verzekeraar” komt hier het veld achter 'Max. aantal vergoed' waar u het aantal behandelingen invult dat een patiënt vergoed krijgt. Bij “Patiënt” of “Instelling” vult u het nummer in van de patiënt of instelling.

Voordat u online kunt declareren naar Vecozo vanuit Intramed dient u te beschikken over een G2-systeemcertificaat van Vecozo, dat geschikt is voor online declareren. Voor meer informatie over welke certificaten u tot uw beschikking heeft, verwijzen we u door naar Vecozo.

Zie de procedure servicebureau instellen gebruiken.

Als er in de behandeling aangegeven wordt dat de behandeling niet in aanmerking komt voor de verzekeraar kan dit verschillende oorzaken hebben:

1) Geen geldige polis aanwezig in tabblad ‘2. Polissen’.
Via [Bestand], [Patiënten] kunt u een patiëntkaart openen. Op tabblad ‘2. Polissen’ is er een mogelijkheid om polissen in te vullen. Deze polissen kunnen in Intramed ingelezen worden door middel van het uitvoeren van de Controle op Verzekeringsrecht (COV). De polissen die doorgegeven worden door Vecozo worden in Intramed opgenomen en bij de patiënten gezet die gecontroleerd worden. Indien gewenst is het mogelijk om handmatig polissen toe te voegen. Dit kan via de ‘Groene plus’. Wij raden u echter wel aan om het invoeren van de polissen zoveel mogelijk via de COV uit te voeren. Meer informatie over het uitvoeren van de COV vindt u in de handleiding COV online.

2) Bij de verzekeraar staat ingesteld dat de declaratie niet rechtstreeks naar de verzekeraar kan worden gedeclareerd, maar naar de patiënt moet.
Via [Bestand], [Verzekeraars] kunt u de desbetreffende verzekeraar opzoeken en openen door er op te dubbelklikken. Op het tabblad “1. Algemeen” staat het veld “Declaratie naar”. Als er rechtstreeks naar de verzekeraar gedeclareerd kan worden, dient u dit veld op “Verzekeraar” te zetten.

Een aantal verzekeraars willen dat u de eerste 12 behandelingen van een chronische indicatie eerst naar de verzekeraar declareert ook al is de patiënt niet aanvullend verzekerd. De verzekeraar gaat dan of de behandelingen zelf verhalen op de patiënt, of ze keuren uw declaratie af en kunt u daarna zelf de behandelingen declareren naar de patiënt. Voor een patiënt die niet aanvullend verzekerd is kunt u de volgende stappen volgen om deze eerste 9 behandelingen toch te kunnen declareren naar de verzekeraar.

1) Maak handmatig een polis aan in de patiëntkaart.
Via [Bestand][Patiënten] kunt u een patiëntkaart openen. Op tabblad ‘2. Polissen’ is er een mogelijkheid om polissen in te vullen. Klik op de ‘Groene plus’. Vul de gegevens in volgende onderstaand voorbeeld.

(De ingevulde gegevens zijn fictief. U kiest voor dezelfde 'verzekeraar' als de basispolis, u bent vrij in uw keuze voor   'verzekering' zolang het maar een aanvullende verzekering is. Het 'inschrijfnummer' en de 'ingangsdatum' neemt u over van de basispolis.)
Bewaar de gegevens met <F5>
2) Vul de behandelingen in de agenda in die gedeclareerd moeten worden.
3) Declareer deze via [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaten].
Vul de gewenste gegevens in en declareer de bestanden naar Vecozo.
4) Crediteer de declaratie naar de verzekeraar (Vecozo).
5) Verwijder de polis in tabblad ‘2. Polissen’ via de ‘Rode min’.
6) Declareer de behandelingen nogmaals via [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s].
7) Stuur de rekening naar de patiënt.
Het is mogelijk om eerst een nota naar een patiënt te sturen en daarna naar de verzekeraar.

Let op: neemt een verzekeraar het debiteurenrisico over hoeft u stap 4 t/m 7 niet uit te voeren.

U kunt met een declaratieoverzicht zien welke behandelingen zijn gedeclareerd. U gaat naar [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]. Hier kiest u voor “Printen” “Declaratieoverzicht”. Op tabblad '2. Declaraties' kunt u dan kiezen voor 'Declaratiedatum' en daar vult u de waarde '>31-12-2010' in. Bij 'Einddatum' vult u de waarde '1-1-2010..31-12-2010' in. Dan worden alle declaraties die ná 31 december 2008 zijn gedeclareerd getoond die nog over behandelingen in 2010 gaan.

U kunt met het rapport “Nog te declareren” zien welke behandelingen, verkopen, abonnementen en declaratietrajecten er nog gedeclareerd kunnen worden. Dit rapport kunt u terugvinden onder [Rapporten], [Financieel], [Nog te declareren].

U kunt bij [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat] gegevens invullen bij de eerste drie velden om de behandelingen te controleren op invoer.

Bij het veld “Verzekeraar” heeft u verschillende mogelijkheden:
a. Als u niets invult dan worden alle nog niet gedeclareerde behandelingen bij alle verzekeraars gedeclareerd.
b. Als u eerst alleen naar uw hoofdverzekeraar wilt declareren vult u alleen diens nummer in, heeft u meerdere hoofdverzekeraars dan vult u meerdere nummers in (bijvoorbeeld 1|2 of 1..3). In een volgende ronde kunt u dan in één keer bijvoorbeeld naar de overige verzekeraars declareren.
c. Als u al naar uw hoofdverzekeraar(s) hebt gedeclareerd en u wilt naar de overige verzekeraars (op dezelfde dag of in een latere periode) declareren dan vult u alleen die nummers in (bijvoorbeeld >3 of >=4) of u laat de verzekeraar leeg.
d. Bij een verzekeraar kunt u ook denken aan een particuliere verzekeraar of een instelling aan wie u middels een verzamelstaat uw declaratie van behandelingen van (particuliere) patiënten aanlevert.

Bij het veld “Behandelaar” heeft u ook verschillende mogelijkheden:
a. Als u niets invult dan worden alle nog niet gedeclareerde behandelingen van alle medewerkers gedeclareerd
b. Als u maar voor één medewerker tegelijk wilt declareren dan vult u het nummer van de betreffende medewerker in (u moet dan wel steeds opnieuw de verzamelstaat opbouwen).
Bij het veld “Einddatum periode” vult u de einddatum van de periode waarover u wilt declareren in. U zult merken dat dit veld reeds is ingevuld. Indien u vóór of op de 15de van de maand declareert wordt hier automatisch de einddatum van de vorige maand ingevuld. Als u na de 15de declareert wordt automatisch de einddatum van de huidige maand ingevuld. U kunt ook zelf de datum invullen, maar als einddatum van een declaratie wordt meestal het einde van een maand genomen. Dit veld is een verplicht invulveld.

Zet in de rubriek “Invoercontrole” de optie “Indicatie code” ‘aan’ als u wilt dat tijdens het controleren van de invoer ook gekeken wordt of u op de verwijzingen de indicatiecode hebt ingevuld. Het programma controleert of u bij het veld “Betreft” dan de waarde “N.v.t.” hebt ingevuld.

Klik op de knop “Invoercontrole” onder in dit venster. Deze optie biedt de mogelijkheid om te controleren of u alle gegevens die nodig zijn voor het declareren op een diskette ook daadwerkelijk hebt ingevuld. Het programma controleert uiteraard niet of de gegevens goed zijn ingevuld, maar wel óf ze zijn ingevuld.

Zie de procedure niet nagekomen afspraak.

Nee, u kunt verzekeraars niet aanmanen. Het enige dat u kunt doen is de verzekeraar bellen om na te vragen wat de status is van uw declaratie.

U kunt uw aanmaningtraject instellen bij [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. Hier kiest u voor tabblad '6. Aanmaningstraject'. In dit traject heeft u een kolom met “Adm. Kst.”, hier kunt u uw administratiekosten invoeren.

U kunt de retourinformatie die u vanuit Intramed inleest niet uitprinten. Bij sommige verzekeraars is er op de website van Vecozo naast het .zip-bestand ook een .pdf-bestand beschikbaar. Deze kunt u wel inzien en uitprinten.

Bij het online declareren kan de melding ‘Het e-mail adres moet verplicht bij de medewerker zijn ingevuld’ naar voren komen. Deze melding kunt u opheffen via [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]. Dubbelklik op de betreffende medewerker en ga naar tabblad 2 ‘NAW’. Hier vindt u een veld ‘E-mail adres’. Dit veld dient ingevuld te worden met een geldig e-mail adres. Dit mag een persoonlijk adres zijn maar ook het e-mail adres van de praktijk. Bewaar de medewerker met <F5> en herhaal dit bij de overige medewerkers. Hierna kunt u de online declaratie voortzetten.

Zie de procedure contract aanmaken en dan onder het kopje “Contract kopiëren”.

Via [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad ‘2. Declaraties’ kunt u op algemeen niveau voor alle medewerkers één vaste lay-out instellen voor het maken van particuliere nota’s, nota’s aan instellingen, verkoop nota’s en eigen bijdrage nota’s. Voor elke medewerker worden deze lay-outs gebruikt. Voor het declareren aan instellingen wordt de lay-out uit het veld “Nota layout instellingen” gebruikt. Via [Systeem],  [Organisatie], [Medewerkers], tabblad ‘4. Declareren’ kunt u per medewerker een eigen lay-out instellen indien wenselijk. Zo niet, dan volstaat de lay-out die in de systeemgegevens staat ingesteld.

Het BSN-nummer van een patiënt wordt alleen meegestuurd met de declaratie als de bron vertrouwd is. De bron vindt u direct achter het BSN-nummer in de patiëntkaart. U kunt de bron vertrouwd krijgen door middel van een “Controle op Verzekeringsrecht” met een Vecozo systeemcertificaat of door “Opvragen/verifiëren BSN” met een UZI-pas. Beide opties vindt u op de patiëntkaart onder 'Opties'.

Om in het vervolg zoveel mogelijk te voorkomen dat er foutieve bedragen gedeclareerd worden naar de zorgverzekeraars en naar de patiënten raden wij u aan om de volgende stappen uit te voeren. Indien u eerder gemaakte declaratie(s) wilt corrigeren raden wij u aan om de betreffende declaratie(s) eerst te crediteren.

1. Voer de COV (Controle op verzekeringsrecht) uit:
Voor meer informatie over het uitvoeren van de COV kunt u op deze link klikken. Hiermee wordt een document geopend waarin uitgelegd staat hoe u deze kunt instellen en gebruiken.
2. Voer de prijswijziging uit: (deze stap is vanaf versie 5.4 niet meer nodig).
Ga naar [Financieel][Prijswijziging]. Klik op <OK>.
3. Maak een proefdeclaratie naar de verzekeraar (Vecozo):
Ga naar [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat]. Vul de benodigde gegevens in. Let erop dat u de optie ‘Proefdeclaratie’ op ‘Ja’ zet. Klik op <OK> en kijk de declaraties na.
3a. Maak een proefdeclaratie naar de patiënt:
Ga naar [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s]. Vul de benodigde gegevens in. Klik op <OK> en kijk de gegevens na. De nota kunt bekijken via de knop ‘Opties’, ‘Inzien declaratie verwijzingen’.

Via deze drie stappen zal de kans op fouten in de tarieven verminderen. Dit is echter geen garantie dat er geen foutjes meer in de declaratie staan.

Dit kan door middel van een baliefactuur. Als u de behandeling heeft gegeven kunt u in de agenda de behandeling selecteren door er eenmaal op te klikken en dan te kiezen voor 'Opties', 'baliefactuur'. U hoeft niet eerst de behandeling door te boeken, dit gaat automatisch.

Als er in de behandelingen van de patiënt is aangegeven dat het vergoede percentage lager is dan 100%, zal er tijdens het declareren voor het niet vergoede percentage een “Eigen bijdrage nota” worden aangemaakt voor de patiënt. Als de patiënt geen eigen bijdrage hoeft te betalen, dan kunt u in de behandelingen het veld 'Eigen bijdrage obv' kiezen voor 'Percentage vergoed' en het veld 'Percentage vergoed' op 100 zetten. 100 is ook de standaard instelling bij het aanmaken van een behandeling.

U kunt in de behandeling van de patiënt zelf dit aangeven. U opent de behandeling en onderin heeft u een veld 'Eigen bijdrage obv'. Hier kunt u kiezen voor 'Percentage vergoed' of 'Vast bedrag'. Kiest u voor 'Percentage vergoed' vult u in het veld erachter    het percentage in dat door de verzekeraar vergoed wordt. Kiest u voor 'Vast bedrag' dan vult u in het veld erachter de eigen bijdrage van de patiënt in. Zie voor meer info de procedure eigen bijdrage patient declareren.