Waar je voorheen veel stappen moest nemen om een niet nagekomen afspraak en dus no-show in te stellen, hebben wij dit een stuk makkelijker gemaakt. Vanaf nu kan je dit namelijk in de behandeling al aanklikken en Intramed doet de rest voor je. Hiervoor dien je wel wat instellingen te doen.

1. Ga via menu naar [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten].
2. Nu opent het scherm "Codelijsten". In dit scherm is een kolom ‘Prijs niet nagekomen afspraak’ toegevoegd. In deze kolom zie je de prijs die voor de volledige codelijst van toepassing is, wanneer er niet per code een niet nagekomen afspraak tarief is ingevuld.
3. Open een codelijst waarbij je de no-show wil instellen.
4. Open vervolgens tabblad “3. Behandelcodes” en open de behandelcode.
5. Voeg hier een prijs voor een niet nagekomen afspraak in, en sla dit op.
6. Sluit het scherm.

Om een No-Show toe te passen, open je de agenda en dubbelklik je op de afspraak van de patiënt waarbij je een "no-show" wilt toepassen. Markeer rechtsboven in het vinkje "Niet nagekomen afspraak". Nu is de afspraak doorgestreept in de agenda, en de patiënt krijgt een e-mail om hem te informeren van de no-show. Hiernaast zie je op de nota die aangemaakt zal worden terug komen dat het om een niet nagekomen afspraak gaat.

Verzekeraars eisen dat je bij een chronische indicatie (fysio- of oefentherapie) de eerste 20 behandelingen eerst naar hen declareert - ook als de behandelingen niet vergoed worden. Omdat verzekeraars deze werkwijze niet willen aanpassen, was je genoodzaakt de betaler te wijzigen in de behandelserie, te declareren naar de verzekeraar, te crediteren, de betaler opnieuw te wijzigen in de behandelserie om deze vervolgens te declareren naar de patiënt. Heel veel administratieve last dus. We hebben heel goed nieuws: we hebben dit hele proces vereenvoudigd, wanneer je een behandeling hiervan crediteert kun je deze eenvoudig laten declareren naar de patiënt!

1. Ga naar [Financieel], [Declareren], [Online declareren]
2. Ga vervolgens op tabblad "3. Te verwerken declaraties" en open juiste retourinformatie.
3. Crediteer de behandelingen door de Wizard te starten om ze naar de patiënt te factureren, dit doe je via [Opties], [Markeren voor Crediteren]. Kies voor “Alle gedeeltelijke en volledig afgewezen prestatierecord” en klik opnieuw op [OK] en voor [Crediteren].
4. Intramed toont nu een scherm met de behandelingen van de patiënt, met daarbij de redenen waarom de behandelingen naar de patiënt gefactureerd moet worden. Klik op OK om dit te bevestigen

Wil je in de volgende declaratieronde direct naar de patiënt declareren? Ga dan via [Schermen], [Behandelserie inzien] in een keer naar de behandelserie en zet de betaler op "patiënt".

Let op: Het scherm komt alleen naar voren bij foutcode 0613 (Niet declarabel wegens verzekeringsvoorwaarden) & 8220 (Maximumaantal prestaties overschreden). Hiernaast zal het vinkje in de behandeling alleen ingevuld worden voor die betreffende behandeling en niet voor behandelingen die daarna komen of al in de agenda staan.

Je kunt in Intramed nu heel gemakkelijk een codelijst wijzigen en hiermee zelfs de behandelcodes mee laten wijzigen. Dit is bijvoorbeeld handig, als tijdens het onderzoek naar voren komt dat een klacht toch een andere oorzaak heeft dan de behandelserie die is ingesteld. Waar je voorheen los, stuk voor stuk je aanpassingen moest doen, gaat dit nu veel eenvoudiger. Let op: Deze wijziging werkt alleen bij niet-gedeclareerde behandelingen.

1. Zoek de patiënt op in de agenda en open de behandelserie via ALT+F3
2. Gebruik vervolgens de knop [Andere codelijst] en kies de juiste codelijst
3. Voeg vervolgens de alternatieve behandelcodes toe en sla op
4. Intramed past nu automatisch de codelijst en de behandelcode aan

Misschien ken je de rode letters van een patiënt wel en misschien ook wel de reden aan de rechterkant, in de agenda. Maar, weet je ook hoe je nog veel meer kunt controleren? Dit is namelijk een van de eerste stappen die je zou moeten doen voorafgaand aan het declareren om hierdoor zoveel mogelijk fouten op te lossen. Je declaratieproces zal hierdoor een stuk soepeler verlopen, met minder retourinformatie. Dit doe je via de agenda. Gegevens controleren en aanvullen vanuit de agenda voor de therapeut

1. Ga in de agenda naar [Schermen], [Gegevens controleren en aanvullen]
2. Aan de hand van de foutmeldingen aan de linkerkant kun je zien wat er aangevuld en/of opgelost moet worden.

Gegevens controleren en aanvullen vanuit financieel voor de administratief medewerker

1. Ga in de agenda naar [Financieel], [Declareren], [Gegevens controleren en aanvullen]
2. Aan de hand van de foutmeldingen aan de linkerkant kun je zien wat er aangevuld en/of opgelost moet worden.

Administratief medewerkers kunnen ook op medewerkersniveau zien welke gegevens van medewerkers, die noodzakelijk zijn voor het declareren, nog ontbreken. Deze optie vind je via [Financieel], [Gegevens controleren en aanvullen]

Alle declaraties (fysio) moeten de juiste diagnosecode bevatten, daarom controleert Intramed nu de combinatie van verwijsdiagnose & indicatiecodes. Intramed voldoet nu aan de DCSPH-lijst, dit is een vertaling van de (para)medische indicatie. Vanaf 2024 nemen verschillende verzekeraars de declaraties met een onjuiste of een vervallen code niet meer in behandeling. Daarnaast hebben we de plek om dit in te vullen samengebracht in het dossier onder Onderzoek/Analyse.

1. Zoek de patiënt in de agenda en open het dossier via ALT+F2. Navigeer onder [Diagnostiek] naar [Onderzoek/Analyse]
2. Ga vervolgens naar [Diagnose] en vul een verwijsdiagnose in
3. Intramed geeft nu een melding dat hij bij de gekozen verwijsdiagnose een bepaalde indicatiecode bij hoort. Deze wordt automatisch aangepast.
4. Dit is nu ook aangepast in de behandelserie

Hiernaast hebben we verbeteringen aangebracht in het afsluiten van het dossier. Natuurlijk wil je niet dat eventuele nog in het behandelplan opgenomen vragenlijsten alsnog online worden verstuurd, als je een behandelepisode sluit. Dat is heel vervelend voor de patiënt als zijn klacht al voorbij is en is bovendien slechte reclame voor je praktijk. Daarom is het scherm 'Afsluiten behandelepisode...' aangepast.

1. Open de patiënt waarvoor je het dossier wilt afsluiten.
2. Klik vervolgens op [Afsluiten]. Hiermee open je de Wizard om het dossier af te sluiten.
3. Je hebt nu de optie om de patiënt uit behandeling te nemen, zijn toekomstige afspraken te verwijderen of om alle ingeplande vragenlijsten uit het behandelplan te verwijderen. Selecteer alle keuzes die jij wilt toepassen en klik vervolgens op [OK]
4. Intramed sluit het dossier af en voert de acties die je eerder hebt aangeven uit.


Dit werkt ook bij een patiënt wanneer de datum van overlijden wordt ingevuld.
Let op: Spreek binnen jouw praktijk goed af of je alle vragenlijsten daadwerkelijk uit het behandelplan wilt verwijderen, wanneer je een dossier afsluit. Wil je namelijk nog wel een eindmeting doen, ondanks dat de patiënt niet meer onder behandeling is? Vink dan de vragenlijsten die je nog wel wilt versturen om de eindmeting te doen, uit!
! De reden dat je deze inhoud niet kunt bekijken is omdat je de marketing cookies niet hebt geaccepteerd. Accepteer de marketing cookies om de inhoud te kunnen bekijken.

Patiënten hebben het recht om te vragen of je het dossier wil vernietigen. Wanneer deze aanvraag gedaan is moet je dit volgens de richtlijnen binnen een maand doen. Dit kan in Intramed op een makkelijke manier, je verwijdert dan niet alleen het dossier, maar ook direct de patiënt uit je systeem!
Let op! Wanneer je deze optie gebruikt zal je alle gegevens van de patiënt en de daaraan gekoppelde dossiers verwijderen, behalve de financiële gegevens die al in verzamelstaten staat. Zorg er daarom voor dat je voor je deze actie uitvoert als alle zorg is gedeclareerd.

1. Ga via [Bestand], [Patiënten] naar de patiënt
2. Ga vervolgens naar [Opties], [Verwijderen medisch dossier]
3. Volg de Wizard door het proces af te ronden

Je kan vervolgens nog altijd zien welke dossiers je verwijderd hebt. Ga hiervoor naar [Bestand], [Patiënten] en vervolgens [Opties], [Verwijderde dossiers tonen]. Hier blijf je altijd inzicht houden in de financiële gegevens.

Wanneer je een afspraak inplande, stuurde Intramed een afspraakbevestiging als je dit had ingesteld. Nu was het zo dat er veel praktijken een verschil wilde zien in de eerste afspraakbevestiging in tegenstelling tot de ‘gewone’ afspraakbevestiging. Hiernaast was een veel gewilde wens om een “route” te kunnen toevoegen, wanneer dit nodig is. Dat hebben we nu gebouwd!
Instellen van de omschrijving

1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens], tabblad [3. Locaties].
2. Selecteer de gewenste locatie en open deze
3. Vul bij "Omschrijving" de tekst in die je in de mail wilt tonen.
4. Sla dit op

Instellen Afspraakbevestiging & Eerste afspraak

1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen], tabblad [2. Per soort e-mail].
2. Aan de linker lijst is nu de volledige lijst met soorten e-mailen te zien. Zoek hier naar “Afspraakbevestiging”. Klik op het pijltje naast het ontwerpnummer en open het e-mailontwerp.
3. Voeg via [Veld toevoegen] onder [Behandeling], [Locatie], [{..} Omschrijving] toe en sla dit op.
4. Vul vervolgens het ontwerp ik en herhaal deze stap voor het ontwerp “Eerste afspraakbevestiging”
5. Maak een nieuwe afspraak voor de patiënt, in de vernieuwde afspraakbevestiging zie je vervolgens de nieuwe omschrijving
! De reden dat je deze inhoud niet kunt bekijken is omdat je de marketing cookies niet hebt geaccepteerd. Accepteer de marketing cookies om de inhoud te kunnen bekijken.

Kun je de patiëntkaart openen vanuit gegevens controleren en aanvullen?
Nee, dit is niet mogelijk. Tijdens het controleren en aanvullen haalt Intramed automatisch het juiste scherm naar voren waar gegevens missen.

Is het mogelijk om in het scherm "Behandelepisodes" het filter "Niet behandeld sinds" 18 maanden toe te voegen?
We gaan een wens aanmaken om mogelijk te maken om ook het 18 maanden te kunnen selecteren tijdens het filteren.

Is het mogelijk om op type foutmelding te filteren via gegevens controleren en aanvullen om zo bepaalde disciplines uit te sluiten?
Op dit moment kun je niet filteren in de foutmeldingen bij Gegevens Controleren & Aanvullen, we gaan een wens aanmaken om dit mogelijk te maken.

Meerdere afspraken doorboeken van 1 patiënt (filteren)
Op dit moment kun je niet in alle afspraken van één patient doorboeken. We gaan een wens aanmaken om dit mogelijk te maken.

Is het mogelijk om meer documenttypes toe te voegen bij het inscannen bij MijnZorgApp?
We gaan een wens aanmaken om dit mogelijk te maken.

Verkopen veel voorkomende artikelen selecteren
Op dit moment kun je niet de meest verkochten artikelen zien of selecteren bij het toevoegen van een nieuwe verkoop. We gaan een wens aanmaken om dit mogelijk te maken.

Kan ik de niet nagekomen afspraak ook toepassen op een intake of alleen op een reguliere behandeling?
Je kan de functie niet nagekomen afspraak toepassen op alle soorten behandelingen in Intramed. Alleen behandelingen die onderdeel zijn van een declaratietraject kun je niet markeren als niet nagekomen afspraak.

Wat moet ik doen wanneer meerdere behandelspecialisten één klacht behandelen in de zelfde behandelserie? Je kan nu niet meer eenvoudig de codelijst wijzigen.
Wanneer je de codelijst wil aanpassen maar met meer specialisten in een behandelserie zit is dit niet mogelijk. We adviseren in dit geval de missende behandelcode aan de codelijst toe te voegen.

Bij een gegevens controleren en aanvullen vanuit de agenda zie ik maar één dag, kan ik de periode ook langer maken?
Wanneer je gegevens controleren en aanvullen gebruikt vanuit de agenda zie je alleen de dag waarop je staat en het scherm opent. Wanneer je een langere periode wil zien kun je dit doen via [Financieel], [Declareren], [Gegevens controleren en aanvullen].

Op dit moment kan ik in de agenda niet meer zien dat een patiënt geen aanvullende verzekering heeft.
Dat klopt, omdat er veel verwarring ontstond wanneer een patient niet aanvullend verzekerd was, maar wel constant als rood in de agenda bleef staan is het op dit moment niet meer mogelijk om aan een patiënt die niet aanvullend verzekerd is, met een attentiekleur te markeren in de agenda. Je zou hiervoor wel de attentie kunnen toevoegen. Dit kun je doen via tabblad “3. Bijzonderheden van de patiëntenkaart.

Kunnen patienten zich ook alleen inschrijven zonder afspraak? Zodat we dus wel alvast de patiëntgegevens hebben?
Dit kun je instellen in Intramed in de systeemgegevens, ga naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. Open vervolgens tabblad “10. Externe toegang”. Vink vervolgens bij ‘Beschikbare diensten’ het vinkje “Eerste afspraak toevoegen” uit. De patiënt kan zich dan wel aanmelden en voorkeurstijden doorgeven, maar geen afspraak inplannen.

Is het mogelijk dat een patient zich wel inschrijft via het portaal maar dat we deze vervolgens op een wachtlijst kunnen plaatsen?
Ja, bekijk hiervoor het antwoord bij “Kunnen mensen zich ook alleen inschrijven zonder afspraak? Zodat we dus wel alvast de patiëntgegevens hebben?”

Hoe kan ik meerdere locaties selecteren bij de aanmeldingenlijst?
Je kan op dit moment maar één locatie selecteren bij de de aanmeldingenlijst, we gaan een wens aanmaken om mogelijk te maken om meerdere locaties te kunnen selecteren.

Intramed haalt tegenwoordig automatisch de gegevens van artsen op via Vekits en Zorgmail, hierdoor is het niet meer mogelijk om een arts meerdere keren toe te voegen aan de lijst. Is dit toch mogelijk als je dit per se wil?
Dat klopt, omdat we bij veel praktijken een hele lijst aan dubbele artsen zien staan hebben we dit op wens van onze gebruikers verbeterd. Als je een arts om welke reden dubbel wil toevoegen aan de lijst kan dit alsnog. Vink dan tijdens het toevoegen links onder “Handmatig een arts toevoegen” aan.

Hoe komt het dat bij een no show email de praktijknaam er soms 2x onder staat?
Dit kan komen omdat er in de praktijkgegevens twee keer de naam staat vermeld in zowel de “Omschrijving” als de “Naam”. Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens] tabblad “1. Praktijk” en haal één van de twee velden leeg.

Kan je ervoor kiezen om alleen de mail van het niet komen opdagen te versturen zonder dat er een automatische factuur uitgaat wanneer je gaat declareren?
Intramed verstuurd op moment dat je het vinkje aanzet alleen een e-mail, op moment van declareren gaat Intramed de nota versturen. Er gaat dus niet direct ook een factuur naar de patiënt.

Ik krijg op mijn nota’s naar de patiënt mijn particuliere tarief in plaats van het verzekeraarstarief, hoe pas je dit aan?
Ga naar [Bestand], [Contracten]. Open vervolgens het contract waarbij je dit wil aanpassen, op tabblad “1. Algemeen” onder “Contracttarieven bij patiëntnota’s” kies voor “Ja” en sla dit op (F5).

Wat als een online ingeschreven patiënt zich ineens bedenkt en toch een afspraak op een andere dag of tijdstip wil?
Dan kan de patiënt de afspraakwijzigen als je dit mogelijk maakt binnen de praktijk, dit is alleen mogelijk wanneer je de optie “Afspraken wijzigen” aanzet in de systeeminstellingen van Intramed.

Waar komen de documenten terecht wanneer ik de scanfunctie van MijnZorgApp gebruik?
Deze komen in de therapeutenapp van MijnZorgApp terecht, vanuit daar kun je ze naar Intramed verplaatsen. Je kan op de kennisbank van Healthtrain vinden hoe je de scanfunctie in gebruik kan nemen.

Wil je meer informatie over de Scanfunctie? Lees dan het artikel "Nieuw: Scanfunctie in MijnZorgApp"!