Home Klantverhalen Laura Zwemmer Fysiotherapie Niedorp

"Het eerste geld op de bank, vergeet ik nooit meer.” - Hoe Laura overstapte naar Intramed en weer grip kreeg op haar praktijk

Op 1 januari 2025 werd de nieuwe declaratiestandaard (GDS) ingevoerd. Voor veel praktijken was dit een spannend moment. Ook voor fysiotherapeut en praktijkhouder Laura Zwemmer. Haar praktijk werkte op dat moment nog . Daar bleek de overgang naar de nieuwe GDS niet zonder uitdagingen te verlopen.

Toen Laura en haar collega’s in januari hun eerste declaraties wilden indienen, liepen ze met hun toenmalig EPD direct vast. Declaraties kwamen niet door, waardoor inkomsten uitbleven, terwijl de maandelijkse kosten voor de praktijk wel doorliepen. Na weken zag ze geen oplossing in zicht. “Eerst denk je nog: dit komt wel goed, even afwachten,” vertelt Laura. “Maar als je na die weken nog steeds niet kunt declareren, raak je echt in de problemen. Met zeven therapeuten draai je een flinke praktijk en dan kun je niet zonder inkomsten zitten.”

Klem door het oude EPD

De situatie begon steeds zwaarder te wegen op Laura en haar team. De stress liep met de week op. “We probeerden het probleem zo snel mogelijk op te lossen, maar de medewerkers van ons toenmalig EPD gaven steeds aan dat het probleem bij ons lag. Waar het dan precies aan lag, kregen we niet helder. Ondertussen konden we niet declareren. Dat hakt erin, voor iedereen.”

Via Facebookgroepen hoorde Laura dat ze niet de enige was die problemen had met dat specifieke EPD en declaraties. Toch kreeg ze van haar softwareleverancier steeds te horen dat zij de enige praktijk was waar het fout ging. Dat voelde verkeerd. “Je betaalt aardig wat euro’s per maand voor een systeem dat niet werkt. Ik moest zelfs extern om financiële hulp vragen om niet verder in de problemen te komen. Eigenlijk zat ik gewoon klem.”

Toen Laura financiële steun moest vragen, wist ze dat er iets moest veranderen. “Toen dacht ik: dit kan zo niet langer. We konden niet blijven wachten tot het vanzelf opgelost werd, want zo liep mijn praktijk letterlijk leeg,” vertelt Laura.

Ze had in het begin van haar carrière al eerder met Intramed gewerkt en wist nog goed hoe betrouwbaar het was. Daarom besloot ze om opnieuw contact op te nemen. “Ik had contact met accountmanager Lieke en vroeg haar: hoe snel kunnen we overstappen? Toen ze aangaf dat dit heel snel geregeld kon worden, wist ik meteen dat dit de juiste stap was. Binnen twee weken was de overstap een feit.”

“Je voelt dat je er niet alleen voor staat”

De overstap vroeg inzet van beide kanten. Laura en haar team maakten er bewust tijd voor vrij. “Ik ben echt trots op mijn team,” vertelt ze. “We hebben er samen hard aan gewerkt. Vanaf half maart zijn we begonnen en met terugwerkende kracht alles vanaf januari teruggeboekt. Dat kostte uren, maar het moest gebeuren. Agenda’s overzetten, gegevens controleren, ontbrekende velden aanvullen. Zulke dingen. Dat hoort erbij.”

Om het systeem van Intramed goed te leren kennen, volgden Laura en haar collega’s cursussen en maakten ze gebruik van Intramed Expert. Een kennisbank vol handleidingen, demo’s en filmpjes. “Dat hielp enorm. Alles staat er eigenlijk op.”

Wat voor Laura en haar team meteen al het verschil maakte, was het contact met de Customer Care Specialisten van de helpdesk. “Dat was meteen goed. Geen afschuiven, maar gewoon: wat is het probleem, even meekijken en opgelost. Dat menselijke en kordate, dat gaf vertrouwen. Je voelt dat je er niet alleen voor staat.”

“Het moment dat het eerste geld weer op de rekening stond, vergeet ik nooit meer”

Na een stressvolle periode na de invoering van de GDS en vele extra uren kon Laura samen met haar team eindelijk weer ademhalen. “Het moment dat het eerste geld weer op de rekening stond, vergeet ik nooit meer. Wat een opluchting om gewoon weer te kunnen declareren. Bij het vorige EPD-systeem hadden we het nooit meer op orde gekregen. Dan was je failliet voordat het opgelost was.”

Nu draait de praktijk stabiel met Intramed Compleet. Voor Laura was het eerst belangrijk dat de rust terugkeerde en dat er weer normaal gewerkt kon worden. Daarna wil ze de volgende stap zetten: het uitbreiden met tools uit het Compleet pakket, zoals Smartintake AI, om de administratie nog verder te verlichten. “Eerst de basis op orde, dan verder bouwen. Het belangrijkste is dat we weer werken met vertrouwen aan de toekomst – met Intramed.”

“Wij raden Intramed zeker aan”

Laura is helder over haar ervaring:
“Wij raden Intramed zeker aan. Juist omdat jullie eerlijk zijn en samen zoeken naar oplossingen. Dat geeft vertrouwen. We zijn al een paar keer benaderd door andere praktijken die ook wilden overstappen en ik heb ze verteld: bij ons werkt het, wij zijn tevreden. En dat meen ik.”