Zomerproof in 30 minuten: zo bereid je je praktijk voor op de vakantieperiode

1. Controleer je agenda en bezetting 

Begin met een snelle blik op de komende weken. Zijn vakanties goed verwerkt? Is duidelijk wie wanneer aanwezig is? En zijn er voldoende momenten beschikbaar voor spoed, overleg of administratieve taken? 

Let vooral op: 

• Afwezigheden van behandelaren, assistenten of administratieve collega’s.  

• Openstaande of dubbele afspraken.  

• Patiënten of cliënten die vóór de vakantie nog gezien moeten worden.  

• Ruimte voor urgente vragen of nazorg.  

Een overzichtelijke agenda voorkomt verwarring aan de balie, aan de telefoon en in de behandelkamer. 

2. Maak bereikbaarheid helder 

Tijdens de vakantieperiode is duidelijke communicatie extra belangrijk. Patiënten en cliënten willen weten wanneer ze terechtkunnen, wie bereikbaar is en wat ze moeten doen bij spoed. 

Controleer daarom: 

• Staat de juiste afwezigheidsmelding aan?  

• Kloppen openingstijden op de website, voicemail en eventuele online profielen?  

• Is duidelijk wie waarneemt?  

• Zijn interne afspraken over telefoontjes, e-mails en spoedvragen bekend?  

Tip: gebruik vaste teksten voor voicemail, website en e-mail. Dat bespaart tijd en voorkomt verschillen in communicatie.

3. Werk dossiers bij vóór vertrek 

Een dossier dat “bijna af” is, blijft vaak langer liggen dan gepland. Zeker rond vakanties is het slim om openstaande registraties af te ronden voordat collega’s vertrekken. 

Check bijvoorbeeld: 

• Zijn consulten of behandelingen volledig vastgelegd?  

• Zijn verwijsbrieven, verslagen of bijlagen toegevoegd?  

• Zijn taken overgedragen aan collega’s?  

• Zijn belangrijke vervolgacties duidelijk genoteerd?  

Zo kunnen collega’s tijdens afwezigheid veilig en snel verder werken. 

4. Voorkom achterstand in declaraties 

Declaraties worden in drukke periodes makkelijk doorgeschoven. Maar juist vóór de vakantie is het handig om te controleren of alles klaarstaat. 

Neem kort door: 

• Zijn alle verrichtingen of consulten geregistreerd?  

• Zijn declaraties gecontroleerd?  

• Staan er foutmeldingen of afwijzingen open?  

• Zijn correcties verwerkt?  

Een korte declaratiecheck voorkomt dat je na de vakantie begint met achterstallige administratie. 

5. Leg overdrachten praktisch vast 

Een goede overdracht hoeft niet lang te zijn. Het belangrijkste is dat collega’s snel zien wat aandacht nodig heeft. 

Gebruik bijvoorbeeld een korte lijst met: 

• Lopende dossiers met bijzonderheden.  

• Patiënten of cliënten die extra aandacht vragen.  

• Openstaande taken.  

• Belangrijke contactpersonen.  

• Afspraken over waarneming en spoed.  

Maak het praktisch, concreet en makkelijk terug te vinden. 

Ben jij al zomerproof? 

De praktijk zomerproof maken hoeft geen grote klus te zijn. Met een korte check op agenda, bereikbaarheid, dossiers en declaraties zorg je voor rust in de praktijk én een betere start na de vakantie. Wil je dat er iemand met je meekijkt bij je laatste checks? Boek dan een Expert Sessie!