Veelgestelde vragen

AVG

• Is het onder de AVG toegestaan om het BSN te gebruiken op correspondentie naar de cliënt, zoals brieven en facturen?

  De regels voor het gebruik van het BSN veranderen niet onder de AVG. In de zorg wordt het BSN met name gebruikt om fouten te voorkomen in het uitwisselen van medische en financiële gegevens, en om declareren bij de zorgverzekeraar eenvoudiger te maken. Het is derhalve toegestaan om het BSN te gebruiken in facturen. Het gebruik van het BSN in brieven aan de patiënt, waaronder afspraakbevestigingen en –herinneringen, is niet toegestaan en in feite ook overbodig.

  Lees meer
• Heb ik van mijn patiënt toestemming nodig voor het verzamelen van persoonsgegevens, en hoe leg ik dat vast?

  Nee. De verwerking van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op één van de grondslagen die worden genoemd in de AVG. Voor de gezondheidszorg is de voornaamste grondslag dat het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een behandelingsovereenkomst. Daarbij komt dat zorgverleners vanuit een andere wet, de WGBO, verplicht zijn om een medisch dossier bij te houden als er sprake is van een behandelingsovereenkomst.

  Lees meer
• Hoe kan ik met Intramed voldoen aan de rechten van patiënten op inzage, wissing en overdraagbaarheid van gegevens?

  Recent hebben wij versie 9.4 van Intramed beschikbaar gesteld. In deze versie kun je in de Intramed Help zoeken en vervolgens doorklikken op ‘AVG’. Je krijgt dan uitleg welke mogelijkheden Intramed momenteel biedt om te voldoen aan verzoeken van patiënten omtrent hun persoonsgegevens. Daarnaast wordt uitgelegd hoe je de bescherming van persoonsgegevens kunt verbeteren in Intramed.

  Lees meer
• Moet de verwerkersovereenkomst met Intramed / Intramed Online ondertekend worden?

  Nee. De verwerkersovereenkomst is een bijlage van de totale overeenkomst die bestaat uit de gebruikersovereenkomst, Service Level Agreement en verwerkersovereenkomst. Bij het aangaan van de overeenkomst met Intramed, heb je getekend voor dit geheel. Opnieuw tekenen voor de verwerkersovereenkomst is dan ook niet nodig.

  Lees meer
• Is het toegestaan om voor een behandeling van een cliënt te overleggen met andere zorgverleners/therapeuten?

  Ja. Let wel op het beginsel van minimale gegevensverwerking. Praktisch komt dat er op neer dat collega’s alleen inzage mogen hebben in cliëntgegevens voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Een administratief medewerker die behandelingen inplant hoeft bijvoorbeeld alleen naam en adresgegevens te zien. En een zorgverlener die de cliënt medebehandelt, of wordt geconsulteerd over een behandeling, heeft inzage nodig in het medisch dossier. Je kunt in Intramed bepaalde gegevens afschermen, bijvoorbeeld voor administratief medewerkers. Deze mogelijkheden worden in komende versies van Intramed verder uitgebreid.

  Lees meer
• Is er een template beschikbaar voor een privacyverklaring, privacybeleid of register van verwerkingsactiviteiten?

  Sommige beroepsverenigingen hebben voorbeelddocumenten gemaakt voor hun leden. Vraag bij jouw beroepsvereniging na of zij dergelijke templates beschikbaar stellen.

  Lees meer
• Hoe kan ik met Intramed voorkomen dat onbevoegden cliëntgegevens kunnen zien?

  Intramed biedt verschillende manieren om cliëntgegevens te verbergen: In de agenda kun je de getoonde namen anoniem maken en als je cliënt een vragenlijst invult op je computer, kun je deze in een volledig scherm tonen zodat andere schermen niet zichtbaar zijn voor hem/haar. Alleen na het invullen van een wachtwoord kun je de andere schermen weer bereiken.

  Lees meer
• Wat moet ik nog doen in voorbereiding op de AVG als ik Intramed Online gebruik?

  Er is in onze AVG-checklist geen onderscheid tussen Intramed en Intramed OnLine gebruikers. De AVG verwacht in ieder geval dat je met ons een verwerkersovereenkomst sluit en dat je technische maatregelen neemt om de cliëntgegevens te beschermen. Door gebruik te maken van Intramed Online zijn een aantal technische maatregelen automatisch van toepassing, zoals veilige inlogmethoden, periodieke back-ups en bescherming door firewalls en virusscanners. Dat zijn zaken die je zelf niet meer hoeft te regelen.

  Lees meer
• Is het onder de AVG toegestaan om facturen per e-mail naar de cliënt te sturen?

  Ja. De AVG verlangt dat je de risico’s van de gegevensverwerking beoordeelt en daarbij passende maatregelen neemt om de persoonsgegevens te beschermen. E-mail an sich wordt niet gezien als een veilige methode om bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over de gezondheid) te delen. Er worden eenvoudiger fouten gemaakt, bijvoorbeeld verzenden naar het verkeerde e-mailadres. Als het e-mailverkeer beveiligd is, zoals bijvoorbeeld via Zorgmail, zijn de risico’s veel kleiner.

  Lees meer
• Moet ik een verwerkersovereenkomst afsluiten met huisartsen en specialisten waar cliëntgegevens mee worden gedeeld?

  Nee, een verwerkersovereenkomst sluit je met verwerkers. Dit zijn partijen die jij opdracht hebt gegeven om een deel van de gegevensverwerking uit te voeren. Bij uitwisseling van cliëntgegevens met andere zorgverleners is een dergelijk onderscheid naar opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke) en uitvoerder (verwerker) doorgaans niet goed te maken.

  Lees meer
• Is er een verwerkersovereenkomst tussen mij en Intramed/ Intramed Online?

  Ja, zowel voor Intramed als voor Intramed Online hebben wij een verwerkersovereenkomst. Deze kun je terugvinden op onze website.

  Lees meer

Intramed OnLine

• Ik zie geen icoontjes in mijn Remote Desktop App.

  Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben afhankelijk van het type Intramed OnLine account dat je hebt. Als je een dynamisch account hebt, kan het zijn dat de VPN (OpenVPN of Tunnelblick) niet aan staat.

  Lees meer
• Hoe kan ik een extra account installeren voor de VPN-verbinding.

  Hieronder vind je per type device (pc, telefoon) welke stappen je kunt volgen:

  Lees meer
• Mijn VPN software (Sophos, Tunnelblick, OpenVPN) kan geen verbinding maken.

  Het kunnen maken van een VPN-verbinding kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder kun je deze vinden en hoe je deze kunt oplossen.

  Lees meer
• Ik heb een nieuwe computer. Hoe installeer ik Intramed OnLine daar op?

  De installatiehandleidingen voor Intramed OnLine kun je hier vinden:

  Lees meer
• Hoe installeer ik het VPN programma van Intramed OnLine?

  De installatiestappen van het VPN programma van Intramed OnLine zijn afhankelijk van het type apparaat dat je gebruikt. Voor elk type is een handleiding beschikbaar.

  Lees meer
• Ik krijg de melding dat de pagina niet gevonden kan worden, maar mijn internet werkt gewoon.

  Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben afhankelijk van het type Intramed OnLine account dat je hebt. Als je een dynamisch account hebt, kan het zijn dat de VPN (programma genaamd Sophos) niet aan staat.

  Lees meer

Nieuw jaar

• Aandachtspunten bij de jaarovergang

  Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuwe jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Cliënten kunnen bijvoorbeeld in die periode wisselen van verzekeraar, of een verzekeraar kan een nieuwe Uzovi-code krijgen.

  Hier vind je de aandachtspunten bij de jaarovergang.

  Lees meer

Algemeen

• Werkt Intramed ook op de MAC?

  Via verschillende methodes kun je met Intramed werken op de MAC. Maar het werkt niet op de native manier.

  Lees meer
• Hoe maak ik een back-up van de Intramed database?

  Om een back-up te maken van de Intramed database (een zogenaamde “Veiligheidskopie”), ga je in Intramed naar menu [Systeem], [Kopiëren], [Veiligheidskopie maken…].

  Lees meer
• Ik heb een nieuwe computer. Hoe installeer ik Intramed daar op?

  Als je met Intramed OnLine werkt dan hoef je, afhankelijk van het type van de Intramed OnLine account, weinig te installeren. Heb je een basic account, dan kun je je direct aanmelden.

  Lees meer
• Wij krijgen een nieuwe server, hoe kan ik de data overzetten? En zijn er nog zaken waar ik rekening mee moet houden?

  Zodra er een nieuwe server ingericht wordt, moet op de nieuwe server Pervasive Server editie geïnstalleerd worden. Als je van een andere server afkomt, moet je daar eerst de licentie van Pervasive deactiveren voordat je de licentie op de nieuwe server activeert.

  Lees meer
• Hoe kan ik mijn computer koppelen aan de computer van mijn collega zodat wij samen in 1 administratie kunnen werken?

  Het is mogelijk om binnen Intramed te werken in 1 administratie, met 2 computers. Hiervoor moet een hoofdcomputer aangewezen worden waar de database op bewaard wordt.

  Lees meer
• Ik wil niet dat mijn medewerkers overal bij kunnen, hoe kan ik hun rechten instellen / beperken?

  Elke medewerker behoort tot een gebruikersgroep (instellen op tabblad 1 van de medewerkergegevens). Voor elke gebruikersgroep kun je specifieke gebruikersrechten instellen (via menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen]).

  Lees meer
• Ik wil graag dat nieuwe patiënten zich via onze website kunnen aanmelden en/of vragenlijsten kunnen invullen, hoe regel ik dit?

  Met de Online diensten is het mogelijk om je patiënt online te betrekken bij het behandelproces. Ook kan de patiënt zijn afspraken online beheren. De Online diensten verminderen de administratiedruk voor jou en je collega’s.

  Lees meer
• Ik wil Intramed kunnen inzien op mijn mobiele telefoon of tablet, hoe doe ik dat?

  Dat doe je met Intramed mobiel; een nieuwe dienst van Intramed. Het is een web-applicatie waarmee je je eigen agenda kunt inzien en gedeeltelijk beheren. Gebruik je Intramed OnLine, dan is deze dienst gratis!

  Lees meer
• Wat zijn Intramed accounts en wat zijn Intramed licenties?

  Veelal wordt met “accounts van Intramed” de Intramed OnLine gebruikersaccounts bedoeld. Dit is het aantal basic, dynamisch of platina accounts wat je als praktijk bij ons afneemt om in Intramed OnLine te kunnen inloggen.

  Lees meer
• Melding ontvangen als patiënt bijna door zijn vergoeding is

  Op tabblad ‘5. Agenda’ van de systeemgegevens kunt u bij de velden ‘Waarschuwen bij ruimte (zittingen)’ en ‘Waarschuwen bij ruimte (behandelduur)’ invullen bij hoeveel resterende behandelingen/ resterende behandeltijd u gewaarschuwd wilt worden.

  Lees meer
• Kan ik de agenda synchroniseren met mijn eigen elektronische agenda?

  U kunt uw agenda vanuit Intramed exporteren naar uw eigen elektronische agenda, maar synchroniseren kan niet.

  Lees meer
• Niet al mijn patiënten worden gecontroleerd met een COV-controle

  Als u de COV-controle via de agenda hebt uitgevoerd, komt dat waarschijnlijk doordat de betreffende patiënt buiten de ingestelde filters valt. Pas de filters aan, zodat de patiënt wel gecontroleerd wordt.

  Lees meer
• Hoe kan ik de tijden in de agenda aanpassen?

  De tijden in de agenda kunt u aanpassen in het rooster. De tijd van een behandeling kunt u aanpassen door de behandeling te openen en het veld ‘Tijd’ te wijzigen.

  Lees meer
• Hoe kan ik afspraken vinden in de agenda?

  In de agenda kunt u via de knop ‘Opties’, optie ‘Zoek afspraak…’ een afspraak zoeken. U kunt ook de sneltoets ‘F9’ gebruiken.

  Lees meer
• Welke filtertekens zijn er beschikbaar in Intramed?

  Met behulp van filtertekens, kunt u in Intramed gedetailleerde filters instellen. Dit is vooral handig bij het opstellen van rapporten. Klik op ‘Lees verder’ voor een volledig overzicht.

  Lees meer
• Hoe vind ik een vrije ruimte voor een behandeling?

  Via de agenda kunt u zelf op zoek naar een open plek. Maar Intramed biedt ook de mogelijkheid om automatisch naar open plekken te zoeken.
  Via menu [Bestand], [Afspraak inplannen] wordt de wizard “Plannen van een afspraak” geopend.

  Lees meer
• Hoe kan ik lijstschermen indelen en kolommen verplaatsen?

  Klik met de rechtermuisknop in een kolomtitel en kies voor de optie “Indeling”. Via dit scherm kunt u kolommen toevoegen en ze direct in de gewenste volgorde zetten.

  Lees meer
• Hoe kan ik snel gegevens zoeken in een lijst?

  Klik in een kolom en begin met het intypen van de term die u zoekt. Het scherm “Zoeken” wordt automatisch geopend.

  Lees meer
• Welke gegevens kan ik vanuit Intramed exporteren?

  Via menu [Rapporten], [Exports], [Alle exportontwerpen] kunt u verschillende exports uit Intramed maken. Dit zijn voorgedefinieerde exports. U heeft ook de mogelijkheid om eigen exportontwerpen te maken.

  Lees meer
• Hoe blijf ik op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen binnen Intramed?

  De wijzigingen in een nieuwe versie van Intramed vindt u in de Releasenotes. Via de berichtendienst (via menu [Extra], [Berichten van Intramed], [Berichten ophalen]) en de maandelijkse nieuwsbrief krijgt u bericht wanneer een nieuwe versie van Intramed beschikbaar is.

  Lees meer
• Hoe kan ik per medewerker een apart rooster invoeren?

  Op tabblad “5. Agenda” van de systeemgegevens kunt u een algemeen rooster voor de hele praktijk instellen en op tabblad “5. Agenda” van de medewerkergegevens kunt u per medewerker een apart rooster instellen.

  Lees meer

Intramed mobiel

• Is er een App van Intramed mobiel beschikbaar?

  Nee. Intramed mobiel is een mobiele webservice. Een van de grootste voordelen is dat Intramed mobiel nu universeel te gebruiken is, en in principe door ieder apparaat met een werkende internetverbinding en een browser gebruikt kan worden. En wanneer je een snelkoppeling op je scherm maakt, zal je als gebruiker het verschil tussen een App en een mobiele service niet merken.

  Lees meer
• Werkt Intramed mobiel ook op Windows Phone of andere mobiele devices?

  Ja, omdat je online contact maakt met je eigen webservices via een eigen url hoef je eigenlijk alleen maar een browser op je mobiele device te hebben. Daardoor werkt het dus in principe op ieder apparaat met een werkende internetverbinding en een browser.

  Lees meer
• Krijgt iedereen toegang tot zijn/haar de agenda als ik van Intramed mobiel gebruik maak?

  Nee, iedereen die hier gebruik van wil maken kan Intramed mobiel op zijn of haar mobiele device zetten. Wie dat niet wil of mag hoeft dat niet te doen.

  Lees meer
• Kan ik tegelijkertijd zowel in de agenda als in Intramed ingelogd zijn?

  Ja. Het inloggen en kijken via Intramed mobiel telt niet als een extra gebruiker, je kunt dus dubbel ingelogd zijn zonder dat dit effect heeft op het aantal gebruikers dat in Intramed mag inloggen.

  Lees meer
• Welke gebruikersnaam en wachtwoord moet ik gebruiken als ik op mijn mobiel wil inloggen?

  De gebruikersnaam en wachtwoord van Intramed, dus NIET je online inloggegevens. Je hoeft maar één keer in te loggen.

  Lees meer

Foutmeldingen

• Wat moet ik doen als de Intramed conversie naar een nieuwere versie niet lukt?

  Als de conversie niet lukt naar een nieuwere versie van Intramed, dan zal Intramed de gedane acties terugdraaien en kun je de conversie opnieuw proberen.

  Lees meer
• Mijn UZI-pas werkt niet meer, wat nu?

  Als je UZI-Pas niet meer werkt, controleer dan als eerste of de kaartlezer met UZI-pas aangesloten is op de computer. Controleer daarna via de Safesign software (Token administratie) of de status van de UZI-pas “operationeel” is.

  Lees meer
• Mijn Intramed gebruikersaccount is (tijdelijk) geblokkeerd, wat nu?

  Het kan zijn dat een gebruikersaccount tijdelijk geblokkeerd is, bijvoorbeeld doordat er te vaak een verkeerd wachtwoord ingevoerd is bij het inloggen.
  Raadpleeg in dat geval altijd eerst een medewerker die in de administratie alle rechten heeft (vaak de praktijkhouder of systeembeheerder). Deze medewerker heeft de mogelijkheid om het account weer actief te maken. Is deze medewerker niet in de buurt kun je ook een half uur wachten. De standaard blokkeertijd is namelijk een half uur, daarna wordt het account weer gedeblokkeerd. Het kan zijn dat de praktijkhouder of systeembeheerder deze blokkeertijd heeft aangepast.

  Lees meer
• Bij het inloggen krijg ik de volgende melding: "Het bestand WBTRV32.DLL is niet gevonden"

  Om Intramed te kunnen gebruiken is het noodzakelijk om het softwareprogramma Pervasive geïnstalleerd te hebben. Of dat bij jou ook geregeld is, kun je controleren in het configuratiescherm van Windows.

  Lees meer
• Bij het inloggen krijg ik de volgende melding: "Btrieve 94"

  Deze melding komt veelal voor bij netwerkadministraties. In de meeste gevallen lost het resetten van Pervasive/Actian op de hoofdcomputer en op de client het probleem op.

  Lees meer
• Bij het uitvoeren van een COV-check krijg ik de volgende melding: "Forbidden 403”

  Om een controle op verzekeringsrecht (COV) uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om een geldig VECOZO systeemcertificaat te hebben. Dit certificaat moet aanwezig zijn binnen de internetopties van de computer waar je op werkt.

  Lees meer
• Ik krijg een "Interne server fout" bij het Patiënten Portaal

  Deze fout ontstaat als de webserver geen verbinding meer heeft met de Intramed database. Deze foutmelding kan meerdere oorzaken hebben. Deze oorzaken worden geregistreerd op de webserver.

  Lees meer
• Na de update krijg ik de melding "versie XXXX niet gevonden in bestand"

  Als je bij het opstarten van Intramed de melding krijgt dat een bepaalde versie niet gevonden kan worden, betekent dit in de meeste gevallen dat de database geconverteerd is naar een nieuwere versie van Intramed.

  Lees meer
• Bij het inloggen in Intramed krijg ik de volgende foutmelding: "Het automatisch aanbieden van vragenlijsten is (deels) mislukt door de volgende fout: Invalid address"

  Als je deze melding krijgt bij het opstarten van Intramed, staat er een vragenlijst klaar om te versturen maar bij een van de patiënten is geen (geldig) e-mailadres ingevoerd.

  Lees meer
• Alle oude behandelepisodes van een patiënt zijn verdwenen, hoe kan dit? En hoe krijg ik ze weer terug?

  Op tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens kan het filter “Alleen openstaande behandelepisodes tonen” aangevinkt zijn. Na het uitvinken hiervan zijn ook de afgesloten behandelepisodes weer zichtbaar.

  Lees meer

Overstappen

• Ik wil van mijn huidige software pakket overstappen naar Intramed. Welke mogelijkheden zijn er en hoe kan ik dit het beste in gang zetten?

  Als je wil overstappen naar Intramed kun je het beste eerst contact opnemen met onze afdeling “Verkoop”. Zij leggen het proces van overstappen uit en kunnen de mogelijkheid bieden om 3 maanden gebruik te maken van het proefpakket van Intramed.

  Lees meer

GGZ

• Ik wil het zorgproduct declareren. Hoe doe ik dat?

  Dit onderwerp is te uitgebreid om hier kort te bespreken. Wij verwijzen u daarom graag naar de procedure

  Lees meer
• De behandeling was gestart als een ‘kort behandeltraject’, maar is eigenlijk toch een ‘middel behandeltraject’. Wat moet ik doen?

  Open de betreffende behandelserie op tabblad ‘1. Algemeen’. Wijzig het veld ‘Zorgproduct’ in ‘Generalistische Basis GGZ middel (BM)’. Laat daarbij het veld ‘Gestart als’ ongewijzigd (‘Generalistische Basis GGZ kort (BK)’).

  Lees meer
• Ik heb een behandeling die valt onder de OVP. Wat moet ik doen?

  Dit onderwerp is te uitgebreid om hier kort te bespreken. Wij verwijzen u daarom graag naar de procedure

  Lees meer
• Mijn patiënt wil niet dat zijn diagnose naar het DIS gaat. Wat moet ik doen?

  Op tabblad ‘3. Bijzonderheden’ van de patiëntgegevens kunt u de voorkeur van de patiënt aangeven.

  Lees meer
• Welke gegevens worden aangeleverd aan de Stichting Benchmark GGZ (SBGGZ)?

  Er worden een aantal algemene gegevens aangeleverd (bijvoorbeeld de AGB-code van de behandelaar) en een aantal specifieke gegevens (bijvoorbeeld de totaalscore van een meetinstrument).

  Lees meer
• Welke gegevens worden aangeleverd aan het DBC-Informatiesysteem (DIS)?

  Op basis van een door de NZa bepaalde Minimale Dataset (MDS), worden een aantal gegevens aangeleverd aan het DIS.

  Lees meer
• Hoe moet ik mijn gegevens aanleveren bij het DIS?

  Via menu [Extra], [DIS export…] wordt het scherm ‘Gegevensaanlevering naar DIS’ geopend. Na invulling van de velden wordt een ZIP-bestand aangemaakt. Dit bestand kunt u vervolgens naar het DIS sturen.

  Lees meer
• Hoe kan ik zorgproducten registreren?

  Dit onderwerp is te uitgebreid om hier kort te bespreken. Wij verwijzen u daarom graag naar de procedure

  Lees meer
• Wat is het verschil tussen de Generalistische Basis GGZ en de Gespecialiseerde GGZ?

  Sinds 1 januari 2014 is de eerstelijns psychologische zorg vervangen door de Generalistische Basis GGZ (GBGGZ). Van de patiënten die in de GBGGZ worden behandeld, is de stoornis van lichte tot matige, niet complexe aard.

  Daarnaast is er de Gespecialiseerde GGZ (GGGZ), die bestemd is voor patiënten met matige tot ernstige klachten. Het kan ook zijn dat er is sprake is van een combinatie van meerdere stoornissen/diagnoses.

  Lees meer
• Hoe kan ik ROM-data registreren en aanleveren bij de Stichting Benchmark GGZ?

  Als u zich heeft aangemeld bij het SBGGZ en Intramed PLUS heeft, kunt u in uw verslaglegging meetinstrumenten gebruiken die ROM-gegevens genereren. In Intramed is een SBGGZ-export beschikbaar.

  Lees meer

Verslaglegging

• Hoe voeg ik een tussenevaluatie toe?

  U kunt een tussenevaluatie toevoegen via het icoon ‘Tussenevaluatie inplannen’ boven de behandelplantabel, of via het icoon ‘Formulier toevoegen’ in de behandeling.

  Lees meer
• Heb ik Intramed PLUS nodig om mijn verslaglegging in Intramed te doen?

  Nee. Met Intramed beschikt u over de basisverslagleggingsrichtlijnen met (voor de meeste beroepsgroepen) een aantal meetinstrumenten. Fysiotherapie, GGGZ en GBGGZ hebben daarnaast de mogelijkheid om de basisverslaglegging uit te breiden met extra meetinstrumenten d.m.v. Intramed PLUS. 
  

  Lees meer
• Hoe koppel ik een behandelserie aan een dossier?

  Op tabblad ‘2. Behandelserie’ in een behandelepisode kunt u via ‘Opties’, ‘Koppel behandelserie’ de behandelserie aan de behandelepisode koppelen.

  Lees meer
• Hoe voeg ik een meetinstrument toe in een dossier?

  Boven de navigatieboom in de verslaglegging heeft u de beschikking over 3 iconen  ,  en  waarmee u respectievelijk een formulier, vragenlijst en testverslag kunt toevoegen.

  Lees meer
• Mijn verslaglegging is aangemaakt in een oudere verslagleggingsrichtlijn. Kan ik deze aanpassen naar de nieuwste richtlijn?

  In de meeste gevallen is dat mogelijk. Als u de nieuwe verslagleggingsrichtlijn heeft geïmporteerd, krijgt u in de behandelepisode de melding dat de verslaglegging geconverteerd kan worden.

  Lees meer
• Kan ik niet-verplichte velden in de verslaglegging verplicht maken en andersom?

  Dat kan. In de richtlijninstellingen kunt u bij elk veld aangeven of het verplicht of niet-verplicht is om in te vullen.

  Lees meer
• Is het mogelijk om met standaard teksten te werken in de verslaglegging?

  Ja. Bij de meeste velden is het icoon beschikbaar. Hiermee kunt u standaard teksten kiezen die Intramed heeft toegevoegd en/of u kunt uw eigen standaardteksten toevoegen.

  Lees meer
• Waar kan ik mijn verslaglegging doen in Intramed?

  Op tabblad ‘5. Beh.dossier/Oefenprog’s’ van de patiëntgegevens worden alle behandelepisodes bewaard. In een behandelepisode kunt u op tabblad 1 uw verslaglegging doen.

  Lees meer

Declareren en crediteren

• Wat heb ik nodig om te kunnen declareren via VECOZO?

  U heeft een G3-systeemcertificaat van VECOZO nodig, dat geschikt is voor online declareren. Voor meer informatie over certificaten adviseren wij u contact op te nemen met VECOZO.

  Lees meer
• Er is een verkeerd tarief gedeclareerd, hoe komt dat? (zowel bij prestatie als zorgtraject/DBC)

  Als er een verkeerd tarief gedeclareerd is naar de verzekeraar, kan dat meerdere oorzaken hebben. Zo kan er geen contract aanwezig zijn of het contract mist noodzakelijke gegevens (zoals codelijsten, deelnemers, verzekeraars of tarieven).

  Lees meer
• Een of meerdere behandelingen/patiënten komen niet mee in mijn declaratie, waarom niet?

  Als een patiënt of behandeling niet mee komt in de declaratie, kan dat meerdere oorzaken hebben. Het is afhankelijk van het type declaratie waar het om gaat: naar de verzekeraar (verzamelstaat), naar de patiënt (opbouwen nota) of naar een instelling.

  Lees meer
• Ik heb mijn VECOZO certificaat vernieuwd en wil deze in Intramed kunnen gebruiken, hoe doe ik dat?

  Wanneer je lokaal werkt met Intramed en je hebt het certificaat vanuit Internet Explorer vernieuwd, kun je direct gebruik maken van het certificaat.

  Lees meer
• Kan ik verzekeraars aanmanen?

  Nee, u kunt verzekeraars niet aanmanen. Het enige dat u kunt doen is de verzekeraar bellen om na te vragen wat de status is van uw declaratie.

  Lees meer
• Hoe kan ik aangeven dat er voor de behandeling een eigen bijdrage door de patiënt moet worden betaald?

  In het scherm ‘Behandeling’ kunt u aangeven of de patiënt een percentage of een vast bedrag moet betalen als eigen bijdrage.

  Lees meer
• Hoe kan ik de patiënt na een behandeling direct een factuur meegeven?

  Als de behandeling door de patiënt betaald wordt, kunt u een baliefactuur meegeven. Deze maakt u door in de agenda op de betreffende afspraak te klikken, gevolgd door de knop ‘Opties’, optie ‘Baliefactuur’.

  Lees meer
• Hoe kan ik voorkomen dat er verkeerde tarieven gedeclareerd worden?

  In het contract vult u de contracttarieven in. Ook vult u daar in of u de contracttarieven voor de patiëntnota’s wilt gebruiken. U kunt het contract wijzigen via menu [Bestand], [Contracten] en dubbelklik op het betreffende contract.

  Lees meer
• Waarom wordt het Burgerservicenummer (BSN) van sommige patiënten niet meegestuurd met de declaratie?

  Een BSN wordt alleen meegestuurd met de declaratie als deze is geverifieerd via VECOZO of de Gemeentelijke basisadministratie. Dat doet u door een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) of een BSN-controle uit te voeren. Via de knop ‘Opties’ op tabblad ‘1. Algemeen’ van de patiëntgegevens vindt u deze opties.

  Lees meer
• Hoe kan ik instellen welke nota lay-out er wordt gebruikt voor het declareren?

  Op tabblad ‘3. Nota instellingen’ van de systeemgegevens kunt u nota lay-outs instellen die gelden voor alle medewerkers. Hier kunt u per medewerker van afwijken via tabblad ‘4. Declareren’ van de medewerkergegevens. Op tabblad ‘7. Codelijstinstellingen’ van een medewerker kunt u ook nog per codelijst een aparte nota lay-out instellen.

  Lees meer
• Hoe kan ik de tarieven van een andere verzekeraar overnemen?

  Via menu [Bestand], [Contracten], dubbelklik op het betreffende contract en klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Tarieven overnemen…’ kunt u de tarieven van een ander contract overnemen.

  Lees meer
• Hoe voeg ik een e-mailadres toe aan mijn declarant als ik mijn declaraties online wil versturen?

  Op tabblad ‘2. NAW’ van de medewerkergegevens kunt u het e-mailadres van de betreffende medewerker intypen.

  Lees meer
• Kan ik de retourinformatie printen?

  In Intramed kunt u de retourinformatie inzien en direct verwerken, maar niet printen. Sommige verzekeraars stellen via de website van VECOZO naast het zip-bestand ook een pdf-bestand beschikbaar, wat u wel kunt printen.

  Lees meer
• Hoe kan ik extra kosten invoeren voor aanmaningen?

  Op tabblad ‘6. Aanmaningstraject’ van de systeemgegevens dubbelklikt u op een termijn en vult u het veld ‘Administratiekosten’ in. Als u een apart aanmaningstraject voor een of meerdere medewerkers heeft, doet u hetzelfde, maar dan op tabblad ‘6. Aanmaningstraject’ van de medewerkergegevens.

  Lees meer
• Hoe kan ik controleren of alle gegevens correct zijn ingevoerd?

  Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…] en vul de velden in alsof u gaat declareren. Klik vervolgens op de knop ‘Gegevens controleren en aanvullen’, zodat de gegevens gecontroleerd worden.

  Lees meer
• Hoe kan ik zien welke behandelingen nog gedeclareerd moeten worden?

  Via menu [Rapporten], [Financieel], [Nog te declareren…] kunt u een overzicht printen van alle behandelingen die nog gedeclareerd kunnen worden.

  Lees meer
• Hoe kan ik zien welke declaraties ik in het nieuwe jaar heb gemaakt, voor behandelingen van het voorgaande jaar?

  Via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op de knop ‘Printen’, optie ‘Declaratie overzicht…’ kunt u een overzicht printen.

  Lees meer
• Hoe kan ik de eerste 20 chronische behandelingen declareren naar een verzekeraar, als de patiënt alleen een basis verzekering heeft?

  Vanaf versie 8.3 van Intramed kunt u op tabblad ‘1. Algemeen’ van het contract aangeven, dat declaraties voor de ‘Eerste n chronisch naar verzekeraar’ gestuurd moeten worden.

  Lees meer
• Wat moet ik doen wanneer Intramed aangeeft, dat de behandeling niet in aanmerking komt voor de verzekeraar?

  Dit kan verschillende oorzaken hebben. Klik op ‘lees verder’ voor een overzicht.

   

  Lees meer
• Hoe geef ik aan dat mijn declaraties via een servicebureau verlopen?

  Dit onderwerp is te uitgebreid om hier kort te bespreken. Wij verwijzen u daarom graag naar de procedure.

   

  Lees meer
• Hoe geef ik aan naar wie er gedeclareerd moet worden?

  In de behandelserie kunt u op tabblad ‘1. Behandelserie’ bij het veld ‘Soort betaler’ aangeven naar wie er gedeclareerd moet worden.

  Lees meer
• Hoe stuur ik een creditdeclaratie naar de verzekeraar?

  Als u een declaratie heeft gecrediteerd, kunt u een creditbestand aanmaken dat u vervolgens naar de verzekeraar stuurt. Als u online declareert via Intramed, kunt u het creditbestand versturen via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren].

  Lees meer
• Hoe moet ik de retourinformatie van de verzekeraar verwerken?

  U kunt de retourinformatiebestanden openen in Intramed. Vervolgens kunt u de bestanden ook direct verwerken (crediteren en gegevens aanpassen).

  Lees meer
• Hoe geef ik aan hoeveel behandelingen een patiënt vergoed krijgt?

  Op tabblad ‘1. Behandelserie’ van de behandelserie, kunt u bij het veld ‘Max. aantal vergoed’ of het veld ‘Max bedrag vergoed’ het maximaal aantal vergoed(e) zittingen of bedrag intypen.

  Lees meer
• Hoe verstuur ik mijn declaraties naar VECOZO?

  Na het opbouwen van uw declaraties kunt u deze online naar VECOZO versturen via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]. U kunt ook een declaratiebestand opbouwen, wat u later via de website van VECOZO uploadt. Bijvoorbeeld als er geen internet beschikbaar is. Per verzekeraar geeft u aan, hoe u de declaratie wilt versturen.

  Lees meer
• Hoe voer ik de praktijktarieven in?

  Via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten] ziet u alle codelijsten en onderliggende verrichtingcodes. In elke verrichtingscode kunt u in de kolom ‘Prijs’ het geldende praktijktarief invullen.

  Lees meer
• Hoe voer ik de tarieven van een verzekeraar in?

  De tarieven legt u vast in het contract dat u kunt toevoegen via menu [Bestand], [Contracten]. Via de knop ‘Opties’, ‘Tarieven updaten…’ kunt u vervolgens de bijbehorende contract tarieven downloaden.

  Lees meer