Waar je voorheen veel stappen moest nemen om een niet nagekomen afspraak en dus no-show in te stellen, hebben wij dit een stuk makkelijker gemaakt. Vanaf nu kan je dit namelijk in de behandeling al aanklikken en Intramed doet de rest voor je. Hiervoor dien je wel wat instellingen te doen.

1. Ga via menu naar [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten].
2. Nu opent het scherm "Codelijsten". In dit scherm is een kolom ‘Prijs niet nagekomen afspraak’ toegevoegd. In deze kolom zie je de prijs die voor de volledige codelijst van toepassing is, wanneer er niet per code een niet nagekomen afspraak tarief is ingevuld.
3. Open een codelijst waarbij je de no-show wil instellen.
4. Open vervolgens tabblad “3. Behandelcodes” en open de behandelcode.
5. Voeg hier een prijs voor een niet nagekomen afspraak in, en sla dit op.
6. Sluit het scherm.

Verzekeraars eisen dat je bij een chronische indicatie (fysio- of oefentherapie) de eerste 20 behandelingen eerst naar hen declareert - ook als de behandelingen niet vergoed worden. Omdat verzekeraars deze werkwijze niet willen aanpassen, was je genoodzaakt de betaler te wijzigen in de behandelserie, te declareren naar de verzekeraar, te crediteren, de betaler opnieuw te wijzigen in de behandelserie om deze vervolgens te declareren naar de patiënt. Heel veel administratieve last dus. We hebben heel goed nieuws: we hebben dit hele proces vereenvoudigd, wanneer je een behandeling hiervan crediteert kun je deze eenvoudig laten declareren naar de patiënt!

1. Ga naar [Financieel], [Declareren], [Online declareren]
2. Ga vervolgens op tabblad "3. Te verwerken declaraties" en open juiste retourinformatie.
3. Crediteer de behandelingen door de Wizard te starten om ze naar de patiënt te factureren, dit doe je via [Opties], [Markeren voor Crediteren]. Kies voor “Alle gedeeltelijke en volledig afgewezen prestatierecord” en klik opnieuw op [OK] en voor [Crediteren].
4. Intramed toont nu een scherm met de behandelingen van de patiënt, met daarbij de redenen waarom de behandelingen naar de patiënt gefactureerd moet worden. Klik op OK om dit te bevestigen

Je kunt in Intramed nu heel gemakkelijk een codelijst wijzigen en hiermee zelfs de behandelcodes mee laten wijzigen. Dit is bijvoorbeeld handig, als tijdens het onderzoek naar voren komt dat een klacht toch een andere oorzaak heeft dan de behandelserie die is ingesteld. Waar je voorheen los, stuk voor stuk je aanpassingen moest doen, gaat dit nu veel eenvoudiger. Let op: Deze wijziging werkt alleen bij niet-gedeclareerde behandelingen.

1. Zoek de patiënt op in de agenda en open de behandelserie via ALT+F3
2. Gebruik vervolgens de knop [Andere codelijst] en kies de juiste codelijst
3. Voeg vervolgens de alternatieve behandelcodes toe en sla op
4. Intramed past nu automatisch de codelijst en de behandelcode aan

Misschien ken je de rode letters van een patiënt wel en misschien ook wel de reden aan de rechterkant, in de agenda. Maar, weet je ook hoe je nog veel meer kunt controleren? Dit is namelijk een van de eerste stappen die je zou moeten doen voorafgaand aan het declareren om hierdoor zoveel mogelijk fouten op te lossen. Je declaratieproces zal hierdoor een stuk soepeler verlopen, met minder retourinformatie. Dit doe je via de agenda. Gegevens controleren en aanvullen vanuit de agenda voor de therapeut

1. Ga in de agenda naar [Schermen], [Gegevens controleren en aanvullen]
2. Aan de hand van de foutmeldingen aan de linkerkant kun je zien wat er aangevuld en/of opgelost moet worden.

1. Ga in de agenda naar [Financieel], [Declareren], [Gegevens controleren en aanvullen]
2. Aan de hand van de foutmeldingen aan de linkerkant kun je zien wat er aangevuld en/of opgelost moet worden.

Alle declaraties (fysio) moeten de juiste diagnosecode bevatten, daarom controleert Intramed nu de combinatie van verwijsdiagnose & indicatiecodes. Intramed voldoet nu aan de DCSPH-lijst, dit is een vertaling van de (para)medische indicatie. Vanaf 2024 nemen verschillende verzekeraars de declaraties met een onjuiste of een vervallen code niet meer in behandeling. Daarnaast hebben we de plek om dit in te vullen samengebracht in het dossier onder Onderzoek/Analyse.

1. Zoek de patiënt in de agenda en open het dossier via ALT+F2. Navigeer onder [Diagnostiek] naar [Onderzoek/Analyse]
2. Ga vervolgens naar [Diagnose] en vul een verwijsdiagnose in
3. Intramed geeft nu een melding dat hij bij de gekozen verwijsdiagnose een bepaalde indicatiecode bij hoort. Deze wordt automatisch aangepast.
4. Dit is nu ook aangepast in de behandelserie

1. Open de patiënt waarvoor je het dossier wilt afsluiten.
2. Klik vervolgens op [Afsluiten]. Hiermee open je de Wizard om het dossier af te sluiten.
3. Je hebt nu de optie om de patiënt uit behandeling te nemen, zijn toekomstige afspraken te verwijderen of om alle ingeplande vragenlijsten uit het behandelplan te verwijderen. Selecteer alle keuzes die jij wilt toepassen en klik vervolgens op [OK]
4. Intramed sluit het dossier af en voert de acties die je eerder hebt aangeven uit.


Dit werkt ook bij een patiënt wanneer de datum van overlijden wordt ingevuld.
Let op: Spreek binnen jouw praktijk goed af of je alle vragenlijsten daadwerkelijk uit het behandelplan wilt verwijderen, wanneer je een dossier afsluit. Wil je namelijk nog wel een eindmeting doen, ondanks dat de patiënt niet meer onder behandeling is? Vink dan de vragenlijsten die je nog wel wilt versturen om de eindmeting te doen, uit!

Patiënten hebben het recht om te vragen of je het dossier wil vernietigen. Wanneer deze aanvraag gedaan is moet je dit volgens de richtlijnen binnen een maand doen. Dit kan in Intramed op een makkelijke manier, je verwijdert dan niet alleen het dossier, maar ook direct de patiënt uit je systeem!
Let op! Wanneer je deze optie gebruikt zal je alle gegevens van de patiënt en de daaraan gekoppelde dossiers verwijderen, behalve de financiële gegevens die al in verzamelstaten staat. Zorg er daarom voor dat je voor je deze actie uitvoert als alle zorg is gedeclareerd.

1. Ga via [Bestand], [Patiënten] naar de patiënt
2. Ga vervolgens naar [Opties], [Verwijderen medisch dossier]
3. Volg de Wizard door het proces af te ronden

Wanneer je een afspraak inplande, stuurde Intramed een afspraakbevestiging als je dit had ingesteld. Nu was het zo dat er veel praktijken een verschil wilde zien in de eerste afspraakbevestiging in tegenstelling tot de ‘gewone’ afspraakbevestiging. Hiernaast was een veel gewilde wens om een “route” te kunnen toevoegen, wanneer dit nodig is. Dat hebben we nu gebouwd!
Instellen van de omschrijving

1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens], tabblad [3. Locaties].
2. Selecteer de gewenste locatie en open deze
3. Vul bij "Omschrijving" de tekst in die je in de mail wilt tonen.
4. Sla dit op

1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen], tabblad [2. Per soort e-mail].
2. Aan de linker lijst is nu de volledige lijst met soorten e-mailen te zien. Zoek hier naar “Afspraakbevestiging”. Klik op het pijltje naast het ontwerpnummer en open het e-mailontwerp.
3. Voeg via [Veld toevoegen] onder [Behandeling], [Locatie], [{..} Omschrijving] toe en sla dit op.
4. Vul vervolgens het ontwerp ik en herhaal deze stap voor het ontwerp “Eerste afspraakbevestiging”
5. Maak een nieuwe afspraak voor de patiënt, in de vernieuwde afspraakbevestiging zie je vervolgens de nieuwe omschrijving

Nee, dit is op dit moment niet mogelijk. Intramed zal bij het declareren van de patientnota’s ook een nota versturen voor de afspraak die als “Niet nagekomen afspraak” is gemankeerd.